Diagramas de Gantt y Pert

  Para poder elaborar o fabricar productos, es necesario delimitar las tareas a realizar, cuáles son los recursos que serán necesarios (materiales, recursos humanos, tiempo, etc.) y quién deberá realizarlas. Una herramienta muy útil para visualizar esta planificación es el diagrama de Gantt, que además de cumplir la función anteriormente nombrada, sirve como herramienta de control, ya que permite realizar un seguimiento sobre las tareas para constatar que marchan según lo planeado.

  Para mostrar la planificación de la producción de mi microemprendimiento, usé como herramienta el programa Gantt Project. En la parte izquierda de la pantalla se ve una tabla en donde se enumeran las tareas, y a ellas se le asignan los recursos (personal) y el tiempo que llevará realizarlas, cuál es la actividad predecesora y se puede indicar si depende de la tarea anterior  o si se puede realizar paralelamente. En la parte derecha, aparece el gráfico propiamente dicho: las tareas están representadas en formas de barras dentro  de un calendario, con el nombre de la tarea y el/los recurso/s asignado/s.

  Este programa cuenta con la opción de visualizar la planeación como diagrama de PERT, y de exportar los archivos a formatos distintos (por ejemplo a formato JPG y PNG).

  A continuación, una imagen del diagrama de Gantt y de PERT que muestra la planificación de la producción de envasados en almíbar:

Organigrama

El organigrama es un gráfico que muestra las áreas o departamentos que tiene una empresa, por lo tanto sus funciones u obligaciones, y cómo estos se relacionan entre sí.

Pude crear un organigrama de mi empresa, mediante el programa Visio, que además de exponer lo anteriormente nombrado, permite incorporar el nombre del responsable del área, sus datos personales y su foto.

Como se trata de un pequeño emprendimiento familiar, es difícil delimitar específicamente cada una de los departamentos tradicionales que tiene una empresa, ya que el trabajo es en conjunto y todos realizamos más de una función a la vez.

Dicho lo cual, sólo usé esta herramienta para especificar cómo funciona el departamento de producción. 

Facturas y Cálculo de haberes

  Utilizando Excel (de Microsoft Office) como herramienta  es posible crear recibos y cálculos de haberes de manera sencilla, adaptándola a las necesidades de cada empresa.

  Para crear un recibo, en una hoja de cálculo se realizó un listado de todos los productos con sus respectivos códigos y precio de venta unitario. En el mismo libro (archivo), en otra hoja se establecieron dos parámetros: alícuota de IVA y porcentaje de descuento por compra en efectivo. En una tercera hoja se realizó un modelo predeterminado de recibo, con los datos de la empresa, número de recibo, fecha (fórmula “Hoy”), datos del cliente, especificación de forma de pago (efectivo o no). Dispuestos en columnas: un listado con las cantidades vendidas, código, la descripción del producto, precio  unitario y total. Para cargar estos últimos datos, se utilizaron las fórmulas que ofrece el utilitario: en la columna correspondiente, se carga el código del producto y automáticamente se completan las columnas de descripción del producto y precio unitario (fórmula “Buscarv”); la cantidad es completada manualmente y junto con el precio se calcula el total (mediante multiplicación); mediante la función “Suma” se suman todos los totales y se obtiene el subtotal; usando la función “Si” si el pago se realiza en efectivo se realiza el descuento establecido en los parámetros, se realiza el cálculo del IVA con el parámetro establecido; se calcula el total sumando el subtotal, el descuento y el IVA.

  Para crear cálculos de haberes se procede de una manera similar, se establecen parámetros en una hoja: clases y sueldos básicos por cada uno, años de antigüedad  y porcentajes adicionales, salarios familiares, presentismo, aportes jubilatorios, obra social, etc. En otra hoja, se cargan los datos del empleado y trayendo los datos desde la hoja de los parámetros se completan todas las categorías establecidas y se realizan los cálculos necesarios para la liquidación. Los empleados se ordenaron por clase (usando formato condicional) y luego en orden alfabético.